Ti è mai capitato di pensare che le giornate siano troppo brevi per portare a termine tutte le attività che vorresti intraprendere? Eppure, ci sono persone che nello stesso ammontare di tempo -del resto, per chiunque la giornata è composta da sole 24 ore- riescono a fare molto più di altre. Come è possibile? Probabilmente grazie ad una migliore capacità di gestire il proprio tempo.
Esistono diverse tecniche finalizzate a migliorare il proprio time management. Una di quelle più impiegate è la tecnica del pomodoro, che aiuta ad evitare le distrazioni ed è molto semplice da applicare in qualunque contesto.
Se non sai cosa sia, o se vuoi imparare come sfruttarla al meglio, in questo articolo troverai dei suggerimenti da mettere in pratica al più presto.
Che cos’è la tecnica del pomodoro
Se ti succede spesso di concludere la giornata con la sensazione che avresti potuto fare di più, probabilmente, come molte altre persone, soffri della tendenza a distrarti e a procrastinare il lavoro da svolgere.
La tecnica del pomodoro agisce proprio su questo atteggiamento. Tutto ciò che è necessario per svolgerla è un timer, che puoi facilmente impostare sul tuo cellulare. È infatti dal classico timer da cucina che la tecnica prende il suo nome: il timer di Francesco Cirillo, lo sviluppatore di software che negli anni ’80 ha ideato la tecnica del pomodoro, aveva la forma di un pomodoro.
Come procedere
Molto semplice: scegli un’attività da svolgere, imposta un timer da 25 minuti e mettiti al lavoro, senza distogliere l’attenzione da quello che stai facendo. Dopodiché, quando il timer segnala lo scadere del tempo, concediti una pausa di 5 minuti.
Dopo circa due ore (cioè dopo che il timer avrà suonato per la quarta volta), prendi una pausa più lunga, di 15 o 30 min.
Tutto qui? Come può una tecnica così semplice essere anche efficace? La sua efficienza è determinata dal fatto che, suddividendo il tempo in frazioni più piccole, la percezione del carico di lavoro è differente: un conto è pensare di doversi dedicare per ore e ore ad un’attività, un conto è invece pensare di dover lavorare “solo” 25 minuti, anche se ripetuti per più volte.
Inoltre, questa tecnica si basa sull’idea che le nostre capacità attentive sono limitate, e quindi cercare di lavorare per un periodo di tempo più prolungato sarebbe inutile, perché la nostra attenzione tenderebbe a fluttuare di più e quindi produrremmo molto meno in questo lasso di tempo.
Infine, tenendo traccia del tempo speso, è meno probabile perdere tempo in altre attività collaterali, come ad esempio controllare i social network o mandare messaggi.
Come sfruttare la tecnica del pomodoro al meglio
Per alcune persone che l’hanno sperimentata questa tecnica si è rivelata inefficace, ma molto spesso il motivo è da rintracciare nella modalità con cui viene applicata. Ci sono infatti dei validi accorgimenti da adottare per sfruttare al meglio la tecnica del pomodoro.
Cosa fare durante i 5 minuti di pausa?
Le attività suggerite dall’ideatore stesso della strategia sono quelle più semplici: prendere un caffè, fare due passi o fare stretching sono alcune di queste.
L’importante è che quei 5 minuti siano utili a distogliere il pensiero dal lavoro da svolgere, in modo da potersi poi applicare nuovamente ma con la mente più riposata. Abbiamo più volte sottolineato l’importanza di prendersi una pausa per migliorare le proprie prestazioni lavorative, e anche in questo caso, seppur si tratti di un breve intervallo di tempo, non fa eccezione.
Non è inoltre da sottovalutare l’effetto positivo di fare movimento e risvegliare i muscoli, anche se con azioni semplici, a volte persino inconsapevoli, e non esattamente riconducibili ad un’attività sportiva; il concetto è ormai talmente popolare che gli esperti del settore hanno coniato un termine per designarlo, ossia NEAT (Non-Exercize Activity Thermogenesis).
Per rendere queste attività consapevoli, inizia a prestarci attenzione: se durante la pausa decidi di concederti un caffè alla macchinetta, ad esempio, perché non berlo in piedi anziché sedendoti nuovamente alla scrivania?
Rispettare i tempi della tecnica del pomodoro
Un’altra considerazione da fare è che è importante rispettare i tempi stabiliti per l’utilizzo della tecnica del pomodoro. Allo scoccare del timer, quindi, non cedere alla tentazione di lavorare due minuti in più per “finire una cosa”.
Questa tendenza, infatti, potrebbe poi portarti ad indulgere eccessivamente nella pausa per recuperare, vanificando del tutto il principio della tecnica stessa. E anche se questo non è il tuo caso, potresti pensare invece di saltare le pause per fare tutto e subito.
Questa concezione è però poco in linea con quella alla base della tecnica del pomodoro, che nasce invece dalla consapevolezza che prendersi cura di sé, e quindi concedersi anche del tempo per riposare la mente, è necessario per lavorare meglio, ma anche per il proprio benessere.
Tecnica del pomodoro vs. metodo Time blocking
Il metodo del time blocking consiste nell’organizzare la propria giornata dividendo il tempo in blocchi, ognuno dei quali è dedicato a un’attività specifica. Ad esempio, potresti avere un blocco di tempo per rispondere alle e-mail, un blocco di tempo per lavorare su un progetto, un blocco di tempo per pranzare, ecc.
§Il confronto con la tecnica del pomodoro è interessante. Mentre la tecnica del pomodoro si basa su periodi di tempo fissi di lavoro intensivo (25 minuti) seguiti da brevi pause (5 minuti), il time blocking è più flessibile, permettendo di stabilire la durata dei blocchi di tempo in base alla specifica attività. Pertanto, la tecnica del pomodoro può essere vista come un sottotipo di time blocking, focalizzato sulla massimizzazione della produttività.
Tecnica del pomodoro vs. tecnica di Eisenhower
La tecnica di Eisenhower, anche conosciuta come matrice di Eisenhower, è uno strumento di gestione del tempo che aiuta a prioritizzare le attività in base alla loro urgenza e importanza. L’idea è dividere le attività in quattro categorie: importanti e urgenti, importanti ma non urgenti, non importanti ma urgenti, non importanti e non urgenti.
§La tecnica del pomodoro, d’altro canto, non prevede una categorizzazione delle attività: l’obiettivo è piuttosto concentrarsi intensamente su un’attività per 25 minuti, indipendentemente dalla sua urgenza o importanza.
Conclusioni
Non perdere il valore del tuo tempo: una volta che sarai in grado di padroneggiare la tecnica completamente, potresti iniziare a ragionare a seconda di quanti timer sei riuscito a portare a termine. Sebbene questo tipo di ragionamento sia normale e possa indurti a vederla come una sfida con te stesso, e quindi a dedicarti con maggior dedizione a completare più timer possibili, non devi trascurare l’effettiva attività svolta in quel tempo, altrimenti rischieresti di diventare un “collezionatore” senza però migliorare la tua efficienza sul lavoro.
Per aiutarti in questo, puoi stabilire a priori quanto lavoro vorresti svolgere nella durata di uno o più timer, e verificare se sei effettivamente in grado di rispettare i tempi.
In conclusione, la tecnica del pomodoro può essere uno strumento molto utile e semplice da applicare, se utilizzata nel modo giusto.
Provaci anche tu: potresti scoprire che 24 ore al giorno possono fruttare molto più di quanto pensavi!
