Organizzazione del lavoro da remoto: renderlo produttivo

L’organizzazione del lavoro da remoto può essere molto difficile: come è possibile quindi gestire questa innovativa forma di lavoro al meglio?

La pandemia da COVID-19 ha accelerato i tempi di quella che potrebbe essere una grande svolta nel mondo del lavoro: lo smartworking, o lavoro da remoto. Abbiamo già spiegato in un precedente articolo cosa sia lo smartworking: si tratta di organizzare in maniera flessibile gli orari di lavoro, in una formula mista tra lavoro a casa e in azienda.

Non doversi alzare la mattina per recarsi in ufficio potrebbe esserti sembrato un sogno, all’inizio, eppure se lo hai sperimentato sulla tua pelle avrai già scoperto che in realtà l’organizzazione del lavoro da remoto può essere molto difficile: come è possibile quindi gestire questa innovativa forma di lavoro al meglio? È sufficiente rispettare alcune regole per apprezzare a pieno i lati positivi di questa nuova modalità lavorativa.

L’organizzazione del lavoro da remoto richiede di ripensare gli spazi

Ti svegli al mattino pronto a metterti al lavoro: accendi il pc, senza muoverti dal letto, e in men che non si dica la giornata è già finita e tu non ti sei quasi mai alzato da lì. Se questa situazione ti è familiare, non stai gestendo al meglio la possibilità di lavorare da casa.

Anche a casa è bene separare gli spazi: da un lato quelli dedicati al lavoro, dall’altro gli spazi per il relax. Evita quindi di lavorare dal divano o dal letto, ma ritagliati uno spazio unicamente per lavorare, in modo che quando decidi di terminare il tuo orario lavorativo ci sia un distacco anche fisico dal luogo di lavoro.

Un altro aspetto da non trascurare è l’ergonomia del luogo di lavoro. In azienda è probabile che tu abbia una sedia adatta e una scrivania della giusta altezza, mentre è molto più facile che a casa tu non abbia veramente pensato a questi fattori. Presta quindi attenzione alla postura che assumi mentre lavori: cambia spesso posizione e appoggia la tastiera in maniera da avere le spalle allineate ai gomiti, il monitor alla giusta altezza e gli avambracci e i polsi posati alla scrivania. Anche la luce è un aspetto importante: l’ideale sarebbe l’illuminazione naturale, che non dovrebbe riflettersi sullo schermo né puntare direttamente agli occhi. Tutti questi accorgimenti sono necessari per evitare dolori sul lungo periodo.

Lavorare da remoto per chi vive famiglia

È importante che l’ambiente di lavoro sia silenzioso e tranquillo. Per molti questo può essere difficile; non tutti hanno a disposizione uno spazio isolato, specialmente se con figli in casa o se ci sono più persone che stanno lavorando da remoto. Vedere movimento attorno a sé o sentire le chiacchiere altrui possono essere fattori di distrazione.

Innanzitutto, va stabilita una comunicazione efficace: non temere di chiedere al tuo partner o ai tuoi figli dei momenti di silenzio. Cerca però di non dimenticare che anche loro devono poter trascorrere serenamente la propria giornata; richiedi il silenzio quando veramente necessario (ad esempio, durante le riunioni online con i colleghi), un tono di voce accettabile in ogni altro momento e, se proprio non riesci a concentrarti con un brusio di sottofondo, è il momento giusto per provare le molteplici playlist pensate proprio per favorire la concentrazione con la musica o con altre stimolazioni acustiche. Online puoi trovarne di ogni tipo e per tutti i gusti: suoni della natura, rumori bianchi, musica classica e persino musica elettronica.

Infine, chiedi ai tuoi familiari di non disturbarti finché lavori. Raramente le questioni per cui i figli o il partner possono venire a cercarti sono talmente urgenti da non poter essere rinviate alla prima pausa. Pertanto, non sentirti in colpa a rimandare queste conversazioni fino a quando non avrai finito di lavorare.

Come gestire il tempo quando si lavora da casa

Trovarsi a casa tutto il giorno comporta grandi rischi legati alla gestione del tempo. Il primo è quello di procrastinare, con l’idea che si ha tutta la giornata davanti. Si tende infatti a perdere più tempo quando si ha la convinzione di poter rimandare. Per evitare di arrivare a fine giornata insoddisfatto, prova ad organizzare a priori i compiti che vuoi svolgere, assegnando loro delle tempistiche che prevedi di poter rispettare; per farlo, puoi aiutarti con la tecnica del pomodoro, cioè utilizzando un’organizzazione del lavoro da remoto ben scandita in momenti di lavoro e pause.

Un altro rischio dello smartworking è la tendenza a non staccare mai la spina. Prendersi pause sul lavoro è molto importante anche quando si lavora da casa, per rinfrescare la mente e ripristinare le energie, ma anche per riposare lo sguardo dopo molte ore passate davanti al computer. Concediti un caffè, uno snack o una breve passeggiata e vedrai che in seguito sarai in grado di essere ancora più produttivo.

A fine giornata, quando decidi di terminare il tuo orario lavorativo, distogli la mente dal lavoro e goditi il meritato relax. Del resto, il telelavoro era stato pensato, prima della pandemia, come un mezzo per conciliare meglio la vita privata e quella lavorativa e non deve diventare un modo di portare il lavoro anche a casa.

Per concludere, l’opportunità di lavorare in smartworking ha delle enormi potenzialità, ma senza una congeniale organizzazione del lavoro da remoto rischia di diventare un problema, più che una soluzione. Impegnati quindi a trovare il tuo equilibrio e sfruttare questa possibilità al meglio.